¿Qué es la subcontratación en 3PL?
¿Qué es la subcontratación en 3PL?
Muchas empresas han adoptado con éxito procesos de externalización en diversos aspectos de sus operaciones logísticas y de cadena de suministro. La externalización (o subcontratación, como algunos la denominan) de todas o parte de estas funciones puede mejorar la eficiencia y, en algunos casos, reducir los costos.
Este artículo describe el concepto de externalización, así como las ventajas, desventajas y ejemplos de funciones externalizadas. También explorará la importancia y los beneficios de la externalización y el significado de la externalización, definirá la externalización de procesos empresariales, examinará la industria de la externalización de procesos empresariales y mostrará cómo se utiliza la externalización en la gestión de la cadena de suministro. Esta información tiene como objetivo preparar a los gerentes de logística empresarial para que tomen una decisión informada sobre los posibles beneficios de la externalización de logística y los servicios de externalización de procesos empresariales. Si está buscando un proveedor de BPO o una empresa de BPO o busca formas de mejorar las funciones empresariales internas, siga leyendo.
Definición de Outsourcing
El término "subcontratación" se refiere a la práctica de una empresa de contratar a un proveedor externo para que le suministre productos o servicios que actualmente gestiona el personal interno. Esa es la definición simple de subcontratación.
Gracias a la subcontratación, muchas empresas han podido reducir gastos, obtener acceso a conocimientos especializados (como soporte de recursos humanos y logística subcontratado) y mejorar el rendimiento general.
Cómo funciona la subcontratación
La subcontratación implica transferir tareas o funciones específicas desde dentro de una organización a un contratista externo o un proveedor de logística externo.
Cuando las empresas subcontratan la logística, sus empleados pueden concentrarse en sus fortalezas y en los objetivos de la empresa mientras dependen de proveedores externos para obtener asistencia especializada en áreas que incluyen TI, servicio al cliente, gestión laboral, finanzas, almacenamiento y cumplimiento, y más.
Las actividades subcontratadas pueden abarcar desde tareas administrativas simples, como el ingreso de datos, hasta proyectos complejos, como el diseño de redes y el cumplimiento de pedidos.
Tipos de subcontratación
Existen varios tipos de subcontratación.
Debido a que cada empresa tiene sus propios requisitos, gastos y sistemas establecidos, la empresa debe evaluar cuidadosamente los beneficios de la subcontratación y el tipo de subcontratación más aplicable a las necesidades de la empresa.
A continuación se presentan los tipos de subcontratación más comunes y una explicación rápida de cada uno:
BPO (Subcontratación de procesos de negocio)
Cuando la gente habla de outsourcing, BPO es el concepto que a menudo describen.
En pocas palabras, la subcontratación de procesos empresariales implica la subcontratación de un proceso empresarial particular, como RR.HH., TI, contabilidad/nómina, servicio al cliente y otras tareas, a un proveedor externo.
Si una empresa es pequeña, pero planea lanzar un nuevo producto y espera recibir muchas consultas, puede considerar la posibilidad de externalizar el chat o las llamadas de voz a un representante de atención al cliente externo. Este representante puede ser un profesional independiente o un empleado de un centro de llamadas de BPO o de proveedores de BPO.
Subcontratación de procesos legales (LPO)
LPO es similar a BPO, excepto que los procesos involucrados en la subcontratación de procesos legales son exclusivos de los servicios legales.
Por ejemplo, una empresa nueva que no tenga un abogado interno podría externalizar la investigación jurídica, la gestión de contratos, la revisión de documentos y otras tareas relacionadas con la ley a un bufete de abogados o a un abogado externo.
KPO (Subcontratación de procesos de conocimiento)
KPO aborda procesos basados en el conocimiento, como el análisis de datos, la I+D o la investigación de mercados.
Las empresas más grandes suelen tener sus propios equipos de investigación y desarrollo, pero las más pequeñas no siempre lo tienen. La subcontratación de servicios a empresas de I+D no solo garantiza que el proceso se lleve a cabo correctamente por expertos, sino que también permite a la empresa ahorrar dinero, ya que puede seleccionar el nivel de asistencia que necesita y contratar servicios subcontratados en función de sus necesidades.
ITO (Subcontratación de Tecnologías de la Información)
Este tipo de subcontratación involucra servicios de TI, como desarrollo web, gestión de aplicaciones, desarrollo de software o juegos, mantenimiento de redes y más.
A las empresas tradicionales puede resultarles difícil mantenerse al día con el mundo de la tecnología en constante evolución. Si una empresa de widgets quiere crear un sitio web, tendría sentido subcontratar el trabajo a alguien (o una empresa de desarrollo web) que pueda crear un sitio web de manera rápida y adecuada.
Subcontratación de gestión de instalaciones
Las empresas suelen contratar agencias o empresas externas para que se encarguen de los servicios de seguridad, limpieza, mantenimiento, jardinería, electricidad y otras tareas similares. Cuando lo hacen, están subcontratando la gestión de las instalaciones a otra empresa.
Subcontratación de procesos creativos
Cuando una empresa contrata a un fotógrafo para tomar imágenes profesionales de sus productos para mostrarlos en un sitio web, la empresa está subcontratando el proceso creativo a ese fotógrafo.
Otros tipos de subcontratación de procesos creativos incluyen la creación de contenidos, el diseño gráfico, la producción de vídeos y la grabación de voz.
Subcontratación de fabricación
Si conoce el envío directo, el concepto de subcontratación de la fabricación será más fácil de entender.
En este tipo de subcontratación, las empresas contratan a otras empresas para construir partes o la totalidad del producto o proyecto.
Digamos que alguien es un cosplayer que tiene previsto asistir a un evento el próximo fin de semana. Contrata a otro cosplayer para que le ayude con la espada de juego o a otro artista para que le cosa la capa. Este proceso es un ejemplo más sencillo de subcontratación de fabricación.
Algunas empresas tecnológicas contratan a otras empresas con sede en Asia para fabricar partes de sus teléfonos inteligentes; este es un ejemplo de subcontratación de la fabricación.
Los distintos tipos de proveedores de servicios de outsourcing pueden beneficiar a las empresas de maneras específicas, desde la simple introducción de datos hasta proyectos complejos como la fabricación de productos. Sin embargo, es importante evaluar cuidadosamente los riesgos y los beneficios de la subcontratación antes de tomar la decisión.
Ventajas de la subcontratación
Estos ejemplos ilustran las ventajas potenciales de la subcontratación:
Ahorro de costes
Si se debe realizar una tarea particular, pero la empresa necesita contratar y capacitar a alguien para realizar el trabajo, la empresa está pagando por el trabajo que no se realiza mientras incorpora a un empleado.
Sin embargo, al delegar esta tarea en un experto, el trabajo se realizará de forma rápida y adecuada. Al fin y al cabo, son expertos en ese campo en particular.
La industria de BPO es un ejemplo perfecto de cómo se pueden lograr ahorros de costos mediante la inversión en externalización en el extranjero. Las empresas de países del tercer mundo pueden ofrecer tarifas competitivas para servicios de BPO o de fabricación porque el costo del negocio en su parte del mundo suele ser más bajo.
Esta es la razón por la que muchas empresas de Estados Unidos, Canadá, Australia, Europa y otros países prefieren la externalización en el extranjero para una variedad de industrias, no solo para las empresas de BPO. Los ahorros de costos pueden ser significativos.
Mayor eficiencia y productividad
¿Por qué gastar tiempo capacitando a las personas sobre cómo procesar la nómina si una firma de contabilidad externa o un contador pueden hacerlo por su empresa en menos tiempo?
Cuando las empresas agilizan las tareas y externalizan las actividades no esenciales, pueden centrarse en las competencias básicas y en el trabajo de valor añadido. Si la empresa es una firma de desarrollo de juegos, puede dedicar más tiempo a invertir en sus diseñadores de juegos en lugar de capacitar al personal de RR.HH. sobre cómo localizar y retener a los diseñadores.
Si la empresa es una pequeña panadería que desea diversificarse, ahora puede crear programas de franquicia o desarrollar nuevas recetas en lugar de enviar conserjes a limpiar las tiendas.
Conclusión clave:El objetivo de la externalización de servicios es reducir los gastos y optimizar el rendimiento manteniendo al mismo tiempo los requisitos de calidad. La externalización ofrece a las empresas más pequeñas una forma de competir con empresas más grandes que ya han establecido sus procesos y pueden disponer de más recursos. En resumen, la externalización es una estrategia ideal para mantenerse por delante de la competencia en el cambiante mercado actual.
Desventajas de la subcontratación
Los servicios de externalización también conllevan algunos riesgos. Los tres principales son:
Pérdida del control
Una de las principales desventajas de la subcontratación es la potencial pérdida de control sobre la calidad y los procesos.
Cuando una empresa delega sus operaciones, proporciona control y autoridad sobre cómo se llevan a cabo las tareas a un proveedor externo.
La posibilidad de que se proporcionen bienes o servicios de calidad inferior puede ser resultado de una falta de supervisión, lo que puede generar insatisfacción del cliente y dañar la reputación de la empresa.
Falta de seguridad de los datos
La seguridad de los datos es otra de las grandes preocupaciones cuando se trata de subcontratación.
Es posible que las empresas no estén completamente seguras de que sus socios de subcontratación puedan proteger adecuadamente los datos confidenciales contra cualquier uso o acceso no autorizado.
Los sistemas mal protegidos podrían dar lugar a violaciones de datos, lo que acarrearía pérdidas financieras y daños a la reputación de la empresa involucrada en el acuerdo.
Problemas de comunicación
La mala comunicación entre las partes involucradas en un acuerdo de subcontratación puede crear problemas si las expectativas no se comunican o comprenden adecuadamente por todas las partes al comienzo de un proyecto o período contractual.
Si no se establecen de antemano los canales de comunicación adecuados, pueden surgir malentendidos que podrían afectar los tiempos de entrega e incluso impactar los estándares de calidad acordados antes de comenzar el trabajo subcontratado.
Las decisiones sobre la subcontratación deben considerarse con cuidado. Elegir al socio equivocado o no establecer objetivos claros puede tener un efecto perjudicial sobre la calidad y la reputación.
Consejos para una subcontratación exitosa
Hay algunas prácticas recomendadas generales a seguir para una subcontratación exitosa.
Trabaje con empresas de logística de terceros de buena reputación. Investigue a fondo antes de firmar cualquier contrato y asegúrese de que la empresa elegida tenga muchas reseñas y experiencia. La confianza es fundamental. Hable sobre las competencias básicas con la empresa que está considerando subcontratar para garantizar la coherencia.
Establezca un enlace de subcontratación. La persona en este puesto será responsable de comunicarse con la empresa que usted elija como socio de subcontratación y de supervisarla. Tener a alguien asignado específicamente a esta tarea limitará los problemas y las preocupaciones de comunicación.
Acepte las diferencias culturales. Al trabajar con una empresa internacional o extranjera, pueden surgir condiciones inesperadas, como expectativas salariales, ética laboral, beneficios para los empleados y horarios de trabajo. Acepte estas diferencias y no tema hacer preguntas respetuosas cuando sea necesario mientras se adapta a las nuevas operaciones comerciales.
Cifre sus datos. Cifrar la información que envía y recibe con su empresa de outsourcing garantizará que toda la información personal y la propiedad intelectual permanezcan entre usted y su proveedor de servicios.
Preguntas frecuentes
A continuación se presentan algunas de las preguntas más frecuentes sobre la subcontratación.
¿Cuál es un ejemplo de externalización?
La gestión de TI es uno de los muchos ejemplos de proveedores de servicios de outsourcing. Las empresas pueden externalizar sus necesidades de TI a un proveedor externo, como un consultor de TI o un proveedor de servicios gestionados (MSP), que tal vez no tengan a nivel interno.
Al subcontratar, las empresas pueden ahorrar no sólo en la contratación de equipos de TI, sino también al no comprar hardware y software costosos.
Algunos ejemplos de servicios de TI que se pueden externalizar son la computación en la nube, el almacenamiento de datos, el mantenimiento y respaldo de sistemas, el desarrollo de software, la administración de la seguridad de la red, la creación y configuración de sitios web, la producción de aplicaciones y las instalaciones de fusión. Al recurrir a la externalización, los procesos empresariales pueden volverse más ágiles y organizados.
¿Cuál es el objetivo principal de la subcontratación?
Al transferir tareas que de otro modo requerirían personal o equipos adicionales, la subcontratación puede ayudar a las empresas a reducir significativamente los costos y minimizar los procesos y costos comerciales internos.
Reflexiones finales
Ahora que conoce los pros y los contras de la subcontratación, algunos ejemplos reales de subcontratación y las posibilidades que la subcontratación puede ofrecer a sus funciones comerciales, puede determinar si la subcontratación es una buena opción para la empresa.
Para la mayoría de las empresas, tener la capacidad de cambiar rápidamente para satisfacer las necesidades de los clientes y los patrones del mercado, y la capacidad de ampliar o reducir los servicios en función de las demandas del negocio son razones válidas para buscar un proveedor de servicios externo. La subcontratación de procesos comerciales es una excelente manera de optimizar las prácticas comerciales, reducir los costos laborales y desarrollar una estrategia comercial competitiva.
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