Cómo optimizar la implementación de TMS de su remitente

 

En cualquier proceso de selección de software, los costos son una consideración clave. En el caso de un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) de Shipper, hay dos conjuntos de costos: costos recurrentes, que generalmente se relacionan con el número de envíos que fluyen a través del sistema; y costos de implementación únicos. Mientrascostos recurrentesEs más probable que se correlacionen con el volumen, el valor y el retorno de la inversión (ROI), es importante que cualquier remitente entienda, evalúe y minimice sus costos únicos, al tiempo que optimiza su software para un valor a largo plazo.

 

Elmer Spruijt (en la foto a continuación), vicepresidente, ventas globales,Descartes, explica lo que los cargadores necesitan saber sobre los costos de implementación de TMS.

 

Investigue sus necesidades

Cualquier remitente que busque adquirir un sistema de gestión de transporte (TMS) analizará cómo las diversas soluciones en el mercado pueden optimizar sus operaciones. Sin embargo, con el costo de un TMS de cualquier cosa de 30, 000 eur a 900, 000 eur (£ 25, 000 y £ 750, 000), es clave Para tener una comprensión clara del valor y los beneficios, necesita que su nuevo TMS entregue, y analice los costos en relación con el valor creado. Según las capacidades, los costos relacionados y el valor esperado, puede tomar la decisión correcta para su negocio, simplificar la implementación y la configuración, y garantizar la longevidad del sistema.

Los principales influenciadores de los costos de implementación de TMS a considerar, incluyen:

1. Conectividad con portadores/reenviadores

La automatización es el controlador clave de los beneficios operativos. Particularmente para los cargadores de alto volumen, es esencial una operación eficiente y efectiva. Sin embargo, la automatización no solo requiere la configuración de conexiones con sistemas internos como su ERP, sino también con portadores externos/reenviadores para la reserva/licitación de envíos; intercambio de instrucciones; mensajes de estado y alertas; y facturación. Todos estos factores deben incluirse en cualquier TMS que seleccione. Sin embargo, configurar estas conexiones requiere esfuerzo y costo, y si trabaja con varios operadores/reenviadores, esto puede ser significativo.

Algunas soluciones TMS tienen una API publicada que permite a cualquier portador externo/reenviador conectar sus sistemas al TMS. Sin embargo, muchos operadores/reenviadores no están dispuestos ni pueden crear la conexión, e incluso si lo están, lo más probable es que deseen cobrarle el costo de integración. Esto hace que tener un proveedor de TMS con un grande y conectadoredy la capacidad de agregar fácilmente nuevos portadores/reenviadores cruciales para mantener los costos de conectividad bajo control.

 

2. Complejidad de las reglas comerciales

Las soluciones TMS más avanzadas del remitente pueden manejar muchos escenarios diferentes (modos de transporte, diferentes tipos de carga, diferencias regionales, etc.) que generalmente requieren configuración, mientras que las soluciones más básicas a menudo solo permiten un flujo de proceso y un conjunto de reglas con desviaciones mínimas. Si el TMS no respalda su proceso actual para trabajar con proveedores y transportistas/reenviadores, puede tener dificultades para usarlo de manera efectiva y no lograr los resultados deseados.

La palabra aquí es precaución, ya que muchos cargadores pueden estar inclinados a elegir una solución elegante, moderna y económica, solo para descubrir que no se alinea con su flujo de trabajo. Es probable que las consecuencias incluyan soluciones manuales e incluso la terminación del contrato con el proveedor de TMS después de unos meses.

Casi todos los transportistas necesitan la capacidad de definir reglas comerciales avanzadas en su TMS para consolidar automáticamente envíos, seleccionar el modo de transporte óptimo, construir cargas de múltiples paradas, seguir la lógica de la guía de enrutamiento y seleccionar automáticamente el mejor operador. Asegurar el apoyo experto durante la implementación inicial es esencial para maximizar los beneficios de su TMS, aunque implica esfuerzo y gasto. Si bien las empresas desean mantener los costos al mínimo, los costos de implementación que configuran y conectan el TMS correctamente le permitirán obtener los beneficios del TMS durante los siguientes años 10+.

 

3. Soluciones e participación de terceros

Un TMS moderno y completo debe manejar todos los modos de transporte; conectarse con todos los operadores/reenviadores involucrados; automatizar el intercambio de información; y proporcionar visibilidad en tiempo real. Sin embargo, algunos proveedores de TMS aún dependen de soluciones de terceros para proporcionar algunas capacidades, por ejemplo, visibilidad en tiempo real y compras/envíos de tarifas de parcelas. La necesidad de involucrar soluciones de terceros y, a menudo, recursos de terceros durante la implementación agrega complejidad y requiere construir/configurar interfaces para facilitar la alineación del modelo de datos y el intercambio de datos. Obviamente, estos no solo afectarán el esfuerzo y los costos de configuración iniciales, sino que también afectarán el esfuerzo de mantenimiento futuro.

 

4. Experiencia del equipo del proyecto con el TMS seleccionado

Algunos grandes proveedores de ERP, que también proporcionan un componente de gestión del transporte, pueden confiar en socios externos para implementar sus soluciones TM. Con la complejidad y los diferentes tipos y niveles de funcionalidad involucrados en una implementación de TM, puede ser el caso de que el proyecto sea personal de personas sin experiencia en sus requisitos específicos. No solo es probable que esto tome más tiempo (y costo) para completar la implementación, sino que también existe el riesgo de una configuración subóptima de TMS.

Un equipo de proyecto experimentado con su solución TM seleccionada y con una comprensión demostrable de las necesidades de su negocio, en contraste, traerá las mejores prácticas y estándares que pueden reducir en gran medida el esfuerzo y el costo de configurar el TMS, al tiempo que garantizará la configuración del sistema que maximizará Su potencial de ahorro. ¿Cómo ahorrar dinero en una implementación de TMS antes de comenzar?

 

Hay tres formas fundamentales de ahorrar costos:

1. Aproveche la oportunidad para consolidar el número de operadores/reenviadores con los que está trabajando, o dejar que los proveedores más pequeños se conecten a través de un portal de operadores en lugar de una API directa o una conexión EDI. Esto significa que deberán aceptar manualmente envíos/cargas mientras recibe actualizaciones automatizadas en su TMS. La visibilidad automatizada en tiempo real aún puede estar disponible con esos operadores a través de una conexión separada a una plataforma de visibilidad integrada como Descartes MacRoPoint ™.

2. Limite el número de proveedores de soluciones involucrados en su TMS general. Esto tendrá el mayor impacto en términos de tiempo de implementación, costo y la experiencia del equipo de implementación requerido. Tener un equipo de verdaderos expertos que supervise su solución completa dará como resultado un manejo optimizado de procesos y un riesgo reducido de complicaciones y costos de implementación inesperados.

3. Más allá de estos factores externos, la participación activa de su propio equipo es esencial. Hacer que las partes interesadas correctas (incluidos los usuarios clave) participen y lleguen a un consenso sobre los procesos óptimos, junto con el soporte de TI confiable y un gerente de proyecto de su lado, influirá significativamente en los costos del proyecto, la línea de tiempo y el éxito general.

 

Conclusión

Los cargadores que han implementado un TMS han indicado que la fase de análisis y diseño es crucial para el proyecto general. Asegúrese de que las personas adecuadas asignen tiempo suficiente para ofrecer un documento de diseño de solución robusto, así como participe en las pruebas de aceptación que minimizarán las solicitudes de cambio y los retrasos de tiempo debido a errores en todo el proyecto. Optimización de su implementación de TMS comprendiendo y alcanzando sus necesidades por adelantado, examinar formas de consolidar la complejidad del proyecto y garantizar que las partes interesadas correctas estén involucradas en cada paso del proceso ayudará a garantizar que sus costos únicos sean limitados, y Te estás configurando para un valor a largo plazo.