Elegir e integrar al agente de aduanas adecuado: un ingrediente clave para los comerciantes globales

¿Su empresa exporta a diferentes países y su equipo tiene dificultades para mantenerse al día con todas las regulaciones aduaneras locales?

¿Está comerciando con países cuyas leyes aduaneras hacen que sea casi imposible gestionarlo sin agentes de aduanas locales? ¿O el volumen de bienes que importa o exporta es demasiado pequeño para justificar su propio departamento de aduanas interno? Entonces tienes dos opciones para gestionar el desafío: puedes negociar incoterms con tus socios comerciales que los obliguen a gestionar los despachos de aduana por su parte. O puede contratar a un agente de aduanas para que gestione los trámites aduaneros por usted.

La primera alternativa no siempre es factible, ya que los clientes a menudo insisten en recibir productos que ya han pasado por la aduana. La segunda opción, subcontratar a un agente de aduanas, significa que no necesita tener conocimientos específicos de los procesos aduaneros cuando comercia con un socio comercial extranjero y se ahorra mucho trabajo administrativo. Pero la gestión aduanera nunca puede ser un tema que esté "fuera de la vista, fuera de la mente".

Sobre todo porque no es el agente de aduanas, sino la empresa que presenta la declaración, la responsable de garantizar su exactitud. Y en muchos países, proporcionar detalles inexactos en las declaraciones de aduanas es un delito. Por lo tanto, nadie que sea responsable de la gestión aduanera puede permitirse el lujo de no preocuparse por cómo opera su agente de aduanas.

Pero ¿cuáles son los aspectos claves para seleccionar un agente aduanal? Hay una serie de preguntas a considerar:

En primer lugar, ¿tiene el corredor la experiencia relevante para su empresa y su industria? ¿Tienen referencias de asociaciones industriales o cámaras de comercio extranjeras? ¿Utilizan personal propio y cualificado o trabajan con una red de subcontratistas? ¿Tienen los contactos necesarios con las autoridades aduaneras?

En segundo lugar, ¿cómo integrarán al agente de aduanas en sus procesos internos? ¿Cómo transmitirán la información y los documentos requeridos para la declaración aduanera? ¿Cómo recibirá respuestas y cómo el agente de aduanas le proporcionará datos y documentos para sus registros?

Y en tercer lugar, ¿cómo piensa evaluar el desempeño del agente de aduanas, qué tan rápidos son y si las declaraciones de aduanas coinciden con su documentación e instrucciones? ¿Con qué frecuencia recibirá quejas de la oficina de aduanas o enfrentará sanciones por declaraciones incorrectas?

También es importante recordar que el despacho de aduanas no se trata sólo de hacer que las mercancías pasen por la aduana rápidamente, sino también de optimizar los derechos de aduana para hacer que su negocio sea más competitivo en los mercados globales. Otro factor que determina si su relación con un agente de aduanas funcionará es la eficiencia de sus interacciones diarias.

Si bien la mayoría de las empresas con equipos aduaneros internos tienen un vínculo directo con los sistemas informáticos de las autoridades aduaneras, esto rara vez ocurre con los agentes de aduanas. Casi invariablemente existen lagunas en el flujo de información digital cuando se comunica con los corredores. El remitente normalmente envía un correo electrónico al agente de aduanas con instrucciones para el despacho de aduana y los documentos necesarios adjuntos. Los encargados de entrada de datos de los corredores luego ingresan manualmente estos datos en su propio sistema para generar la declaración de aduanas. Esto requiere relativamente mucha mano de obra y es propenso a errores.

Vincular a los agentes de aduanas directamente con los sistemas informáticos de sus clientes garantizaría un proceso mucho más ágil. Una sincronización automatizada entre las instrucciones de los clientes y las declaraciones de los corredores permitiría identificar y analizar cualquier discrepancia, y también garantizaría el archivo de registros precisos. La gestión aduanera eficiente hoy en día realmente depende de la TI integrada entre los agentes de aduanas y sus clientes. Además de acelerar los procesos aduaneros, reduciría en gran medida los riesgos de responsabilidad de los importadores y exportadores por errores cometidos por sus proveedores de servicios.